Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Besona B.V., gevestigd aan Kralingen 49, 1566 CC Assendelft, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42179813, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via de website werkbonnen.ai en de app Werkbonnen.ai, zoals beschreven in deze verklaring.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing

• Bezoekers van onze website;
• Licentienemers die een licentie voor de app hebben afgesloten (Accounthouders);
• Medewerkers die door een licentienemer (admin) aan het account zijn toegevoegd.

3. Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor

3.1 Websitebezoekers

Via onze website kunnen wij gegevens verzamelen zoals IP-adres, surfgedrag en apparaatgegevens (via cookies en vergelijkbare technieken, zie hoofdstuk 8), en gegevens die je zelf invult, bijvoorbeeld via de wachtlijst (e-mailadres).

3.2 Licentienemers (accounthouders)

Bij het afsluiten van een licentie verwerken wij: naam, e-mailadres en telefoonnummer van de hoofdgebruiker, bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer (verwerkt via onze betaalpartner Stripe).

3.3 Medewerkers toegevoegd door de licentienemer

Een licentienemer (admin) kan personen toevoegen aan het account. Hiervoor verwerken wij naam, e-mailadres en telefoonnummer van deze medewerkers, ten behoeve van hun eigen (sub)licentie en toegang tot de app.

3.4 Klantgegevens die licentienemers zelf in de app invoeren

Licentienemers kunnen gegevens van hun eigen klanten (particulier en zakelijk) in de app vastleggen, bijvoorbeeld voor werkbonnen, rapporten en facturen. Besona treedt hierbij op als verwerker namens de licentienemer en gebruikt deze gegevens niet voor eigen doeleinden. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met de licentienemer.

3.5 Verzameling en verwerking van gegevens

3.5.1. In het kader van het aanbieden, gebruiken, beveiligen en verbeteren van het Platform kan Aanbieder verschillende categorieën gegevens verwerken. Afhankelijk van de wijze waarop Klant en Gebruikers het Platform gebruiken, kan het onder meer gaan om:

• account- en gebruikersgegevens, waaronder naam, contactgegevens, gebruikersrechten en rollen;
• gegevens over werkbonnen, taken, afspraken, planning en urenregistratie;
• gegevens over gebruikte of geleverde materialen en diensten;
• foto's, documenten en andere door Klant of Gebruikers geüploade bijlagen;
• notities, transcripties en door AI-functionaliteiten gegenereerde of gestructureerde informatie;
• audio-opnamen en spraakgegevens wanneer een Gebruiker gebruikmaakt van functionaliteiten voor het inspreken van bijvoorbeeld een werkbon;
• technische gegevens, waaronder apparaat-, login- en beveiligingsgegevens, crashgegevens en diagnostische gegevens;
• pushnotificatietokens en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het verzenden en functioneren van pushnotificaties; en
• gegevens die via koppelingen met boekhoudprogramma's of andere diensten van derden worden geïmporteerd of uitgewisseld.

3.5.2. Deze gegevens kunnen rechtstreeks door Klant of Gebruikers worden verstrekt, automatisch worden verzameld bij het gebruik van het Platform, worden gegenereerd door functionaliteiten van het Platform of worden verkregen via door Klant geactiveerde koppelingen met diensten van derden.

3.5.3. Aanbieder verwerkt deze gegevens voor zover noodzakelijk voor het aanbieden en functioneren van het Platform, waaronder het uitvoeren van de Overeenkomst, het beschikbaar stellen van de door Klant gebruikte functionaliteiten, het verwerken en synchroniseren van gegevens, het beveiligen en onderhouden van het Platform, het oplossen en analyseren van technische problemen en, voor zover van toepassing, het uitvoeren van AI-functionaliteiten.

3.5.4. Voor de uitvoering van bepaalde functionaliteiten kan Aanbieder gebruikmaken van derde partijen, waaronder hosting-, infrastructuur-, notificatie-, boekhoud- en AI-dienstverleners. Gegevens kunnen voor zover noodzakelijk voor de betreffende dienstverlening door of via deze derde partijen worden verwerkt. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, vindt deze verwerking plaats overeenkomstig de verwerkersovereenkomst, de privacyverklaring en toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

3.5.5. Nadere informatie over de categorieën persoonsgegevens die Aanbieder verwerkt, de doeleinden en grondslagen van de verwerking, eventuele ontvangers of categorieën van ontvangers, bewaartermijnen en de rechten van betrokkenen is opgenomen in de verwerkersovereenkomst van Aanbieder.

3.6 Gebruiksstatistieken in de app

Om de app te verbeteren, meten wij hoe deze wordt gebruikt, zoals welke functies je gebruikt, je app-versie en type apparaat. Dit koppelen wij via een intern nummer aan je account. Inhoud zoals klantgegevens, werkbonnen, foto’s en spraakopnamen hoort daar niet bij. Bezwaar maken kan via privacy@werkbonnen.ai.

4. Grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst: voor het aanbieden van de app en de licentie, en het afhandelen van betalingen;
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze fiscale bewaarplicht;
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze systemen, basale website-analyse en gebruiksstatistieken in de app (zie 3.6);
• Toestemming: voor zover vereist, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies (zie hoofdstuk 8).

5. Bewaartermijnen

De gegevens in je werkruimte bewaren we zolang je abonnement loopt. Als je je abonnement niet hervat vóór de opschoning, komt je werkruimte dertig (30) dagen na het einde van je abonnement in aanmerking voor verwijdering uit actief gebruik. Daarna bewaren we de werkruimtegegevens nog dertig (30) dagen voordat ze in aanmerking komen voor definitieve verwijdering. De dagelijkse opschoning verwerkt een beperkt aantal werkruimtes per keer. Door die limiet, een nog lopende opzegging bij Stripe of afzonderlijke bestandsopschoning kan de afronding langer duren. Wettelijke bewaarplichten blijven gelden. Gegevens kunnen na verwijdering nog tijdelijk in reguliere back-ups staan; we gebruiken ze niet opnieuw voor operationele doeleinden en overschrijven of verwijderen ze volgens ons reguliere back-upbeleid. Factuurgegevens bewaren we volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.

Heb je nooit een abonnement geactiveerd, dan komt je werkruimte dertig (30) dagen na het einde van je proefperiode in aanmerking voor verwijdering uit actief gebruik. Een abonnement activeren vóór de opschoning voorkomt deze automatische verwijdering. Na verwijdering uit actief gebruik gelden dezelfde verdere bewaartermijn en opschoning als hierboven.

Je persoonlijke inlogaccount staat los van je werkruimtes. Als je geen lidmaatschap van een niet-verwijderde werkruimte en geen openstaande uitnodiging hebt, komt je account na 365 dagen inactiviteit in aanmerking voor verwijdering via de dagelijkse opschoning in beperkte aantallen. We rekenen vanaf de meest recente aanmelding, sessieactiviteit of aanmaak van je account.

6. Met wie delen wij gegevens

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende partijen (sub-verwerkers):

• Supabase — Frankfurt, Duitsland (EU)Database, bestandsopslag en inloggen
• Railway — Amsterdam, Nederland (EU)Hosting van onze server (API)
• Vercel — Wereldwijd netwerk, Vercel Inc. (VS)Hosting van de website en web-app
• OpenRouter — VSDoorsturen van AI-verzoeken, zoals spraak naar tekst en het invullen van werkbonnen
• Mistral AI — EUAI-model voor spraakherkenning
• Microsoft Azure — EUAI-modellen voor tekstverwerking
• Resend — Dublin, Ierland (EU)Versturen van e-mails, zoals inlogcodes en uitnodigingen
• PostHog — Frankfurt, Duitsland (EU)Website-analyse na toestemming, gebruiksstatistieken in de app, feature flags en technische logs
• Stripe — Ierland (EU) en VSVerwerking van betalingen voor abonnementen
• Apple — VSDistributie van de iOS-app en pushmeldingen op iPhone
• Google — VSDistributie van de Android-app en pushmeldingen op Android
• PDOK (Kadaster) — Nederland (EU)Opzoeken van adressen tijdens het invullen
• e-Boekhouden, Moneybird, Jortt en Exact Online — Nederland (EU)Boekhoudkoppelingen, alleen als je die zelf aanzet

7. Doorgifte buiten de EER

Wij verwerken jouw gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG, bijvoorbeeld door middel van de EU-standaardcontractbepalingen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, waaronder versleutelde verbindingen en toegangsbeheer op basis van rollen.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van jouw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen of beperking te vragen van de verwerking. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor het uitoefenen van jouw rechten kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd te raadplegen op onze website.

12. Contact

Voor vragen over deze verklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via privacy@werkbonnen.ai.